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場地小學堂

大家從小到大參加過各式各樣的活動皆和食、衣、住、行、娛樂有關,
每個辦活動的策劃人或主辦單位都希望活動辦得成功而達到辦活動的目的和效益。
因為如果沒辦好,既傷財又費力費神🤯🤯🤯

如何辦好活動變成一門學問,我們可以利用專案管理的思維方式來規劃和進行活動:

1.定義清楚活動目標
這是很重要的第一個步驟,有些策劃人或主辦單位會想辦不同活動,
但是活動目標卻不清楚明確,往往就會導致活動辦完卻未達到預期的成效!

以下目標是規劃重點:
a.活動主題、佈置
b.工作人員數量
c.有效分配工作內容
d.地點
e.時間、日期
f.活動所需成本
g.預計招攬人潮數量
h.收費價格
i.預計成交客數、業績量和金額
j.預期未來效益

2.了解活動限制
要實際了解活動有哪些限制,不然活動會變得局面尷尬。
例如:
a.場地大小和性質,如果場地太小,但是人數過多,又或者活動是籃球競賽,但場地是游泳池,來賓就會感到不適。
b.地點偏遠,交通不便,會削減參加者的意願。
c.時間不適,如果活動舉辦在星期一到五,大多數的人都要上課上班,就無法參與。
d.收費過低,辦完活動後損失慘重,收費太高,來賓消費不起,參與興趣缺缺。

3.列出詳細明確交付清單
目標清楚明確後,具體詳細列出交付清單明細,
此時就可以利用專案管理的WBS(Work Breakdown Structure工作分解結構)
展開方法來完成。

例如:聖誕節禮物交換需要規劃參加人數、年齡、時間、地點、日期、參與者打扮主題、場地費用、場地佈置所需材料和費用、參與者禮物交換金額限制和品項、活動流程、參與者可攜伴對象和人數、活動最後要達成的目標效益….把細節列出來一步一步在預計時間完成,就不會亂了手腳。每交付一項就做計號,就能有效落實計劃。

4.在預定活動時間前完成策劃,看查場地和演練
提前完成活動策劃,實地看查場地,和活動工作人員多次演練,
做好危機問題處理的應變方式,因為活動當天肯定會有很多狀況,
所謂台上三分鐘,台下三年功
就是盡全力做好萬全的準備好讓活動辦得叫座又叫賣。

5.活動後檢討、精進
再好的活動結束後還是需要再檢討,檢討是為了記取這次的缺失,
為了下次辦活動能更精進、更成功,這部分也是重要的環結!

今天的小學堂希望大家能注意:魔鬼就在細節裡,做好細節祝大家辦好活動。

 

 

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